InLogic Meeting Management System

 كيف تدير اجتماع ناجح وفن إدارة الاجتماعات

July 25, 2022 729 comments

قد تبدو مهمة إدارة الاجتماعات بشكل ناجح وفعال مهمة شاقة وصعبة في بداية الأمر، ولكن عند وجود الأشخاص المناسبين ووضع خطة مناسبة واستخدام الأدوات الصحيحة سوف تصبح مهمة إدارة الاجتماعات وتنظيمها سبباً في رفع إنتاجية الشركة أو المؤسسة.

حيث أنه من المهم عند التفكير بعقد اجتماع أن تعلم جيداً كيف تدير اجتماع ناجح حتى لا تهدر وقت وطاقة الجميع. لذا، سنتحدث في هذا المقال عن الخطوات الصحيحة التي تدير فيها اجتماع ناجحاً، وما هوَ فن إدارة الاجتماعات عن بعد والاجتماعات المكتبية.

كيف تدير اجتماع ناجح 

من المؤكد أن موضوع إدارة الاجتماعات أمرٌ يجذب انتباه كل المهتمين من المدراء أو القائمين على الأعمال في أي شركة أو مؤسسة.

فإذا كنت ترغب في إدارة اجتماع ناجح، وتصل به إلى نتائج ملموسة، عليك أن تلتزم بالخطوات التالية:

حدّد هدف واضح للاجتماع

عند إدارة الاجتماعات وقبل أن يتم تحديد موعدها يجب أن تحدد سبب وهدف عقد الاجتماع، فلن يكون اجتماعك فعالاً ما لم تكن أسبابه واضحة.

فمن الممكن أن يكون الهدف من الاجتماع هو حل المشكلات أو مناقشة خطة عمل معينة أو اجتماع روتيني لتقييم الأداء أو غير ذلك، لذلك قبل إبلاغ الموظفين والمعنيين بموعد الاجتماع تأكد من أنك تعرف بالضبط السبب والنتيجة المطلوبة من عقد هذا الاجتماع. 

ارسل دعوة فقط لأشخاص محددين

إن إرسال دعوة فقط لأشخاص محددين للمشاركة في الاجتماع هي أيضاً خطوة أخرى هامة لتحقيق الاجتماع الناجح والفعال, وتحديد الأشخاص المعنيين أمر غاية في الأهمية.

على سبيل المثال، إذا كان الغرض من الاجتماع له علاقة في تأمين اتصالات الشركة عبر الإنترنت، فعليك دعوة رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات للاجتماع معه وحل هذه المشكلة باعتباره المسؤول الرئيسي عن اتصالات الشركة، وكافة الأمور التكنولوجية.

أما إذا كان الغرض من الاجتماع له علاقة بمستقبل الشركة، فيجب دعوة رؤساء الأقسام في الشركة، والموظفين المعنيين.

أي أنه يجب أن يحضر الاجتماع فقط الأشخاص المرتبطين بشكل مباشر بموضوع الاجتماع. لكي لا يتم إضاعة وقت الآخرين و إنتاجيتهم. 

أنشئ جدول نهائي للاجتماع

:لكي تدير اجتماعاً بشكل فعال قم بإنشاء جدول أعمال للاجتماع، واحرص على أن يشمل هذا الجدول على

عناصر العمل

مكان الاجتماع

وقت البدء والانتهاء

الأشخاص المعنيين بالاجتماع

، ثم بعد ذلك قم بإرسال هذا الجدول للأشخاص المدعويين

كما يجب عليك أن تؤكد على ضرورة الالتزام بالوقت المحدد للاجتماع، سواء كنت ترغب في عقده ضمن موقع الشركة أو عن بعد

عين منسق للاجتماع

ربما قد لا يكون لمدير العمل الوقت الكافي من أجل تنسيق الاجتماع، والعمل على إبلاغ الموظفين والمعنيين بموعده. لذلك من الجيد تعيين شخص ذو قدرات كافية للمساعدة في إدارة الاجتماعات الفعالة، بحيث يجب أن يراعي الوقت، ويتأكد من أن جدول الأعمال يسير بالشكل الصحيح.

عقد اجتماعات بشكل أقل وعند الضرورة فقط

من المهم معرفة أن تعدد الاجتماعات من أجل أي موضوع أو أي مشكلة سواء كانت هامة أم لا، هو أمرٌ قد يجلب الملل للحضور، ويفقدهم الحماس والقدرة على المشاركة.

لذلك يفضل الاعتماد في بعض الأحيان على البدائل التي تنوب عن عقد الاجتماعات المتكررة. فعلى سبيل المثال عند وجود مشكلة أو نزاع في الشركة يمكنك مراسلة الأشخاص المسؤولين بشكل مباشر أو عبر بريدهم الإلكتروني. فإن ذلك يكون اختياراً أفضل من عقد الاجتماعات عند كل مشكلة وبشكل متكرر.

راجع قرارات الاجتماع

إذا أردت أن تقوم ب ادارة الاجتماعات بشكل جديد وتجعل الاجتماع ناجحاً، عليك أن تقوم في الدقائق الأخيرة من الاجتماع بالتأكد من وجود فهم واضح بين الحضور المشاركين لكافة محاور الاجتماع، فمثلاً يمكنك طلب إبداء رأي كل شخص بالقرارات المتخذة واستفساراته والنقاش بالقرارات، وذلك بما يضمن موافقة الجميع. حيث إن قيامك بمثل هذه الخطوات سوف يجعل الاجتماع فعالاً.

كيفية إدارة اجتماع ناجح

يوجد هناك خطوات مهمة جداً في إدارة الاجتماعات الفعالة، وذلك بهدف أن تثمر هذه الاجتماعات بنتائج ناجحة، وأيضاً تساعد على جعل المشاركين متفاعلين، وإن هذه الخطوات هي:

اجعل وقت الاجتماع قصيراً 

 لا تلجأ لإطالة وقت الاجتماع، اجعله قصيراً بحيث يستوفي كافة الأهداف، ويتم فيه اتخاذ الحلول أو النتائج بوضوح دون التطرق لمواضيع غير مهمة. وذلك لأن الاجتماع المطول سوف يبعث على الملل في قلوب الموظفين مما لا يسمح باتخاذ إجراءات حقيقية.

خصص مكان مناسب لعقد الاجتماع

من الجيد تخصيص غرفة اجتماعات مريحة بحيث تكون الكراسي ملائمة وضمن صفوف متساوية، وبالقرب من المتحدث بحيث يمكن للجميع الاستماع والمشاركة.

اطلب إغلاق الهواتف من الأعضاء في الاجتماع 

 من المهم عند تولي مهمة إدارة الاجتماعات الفعالة طلب عدم تشغيل الهواتف المحمولة بدءاً من رئيس الفريق، وهذا لجذب الانتباه وعدم التقليل من شأن أي متحدث.

احرص على وجود بعض الفكاهة

يمكنك جعل موضوعك مشوق وغير ممل باستخدام الفكاهة بين الحين والآخر وبذلك تجذب الانتباه، مما يمنع سيطرة الملل أثناء الاجتماع 

اشكر الحضور

 من الخطوات المهمة في نجاح إدارة الاجتماعات أن تشكر الحضور لاستماعهم ومشاركتهم على طرح آرائهم في نهاية الاجتماع، لأن هذا يحفزهم ويزيد من مثابرتهم في العمل.

فن إدارة الاجتماعات

 يوجد نقاط عملية هامة تساعد مدراء وأصحاب الأعمال على عقد اجتماعاتهم بصورة أكثر فاعلية بحيث يغلب على الاجتماع الصورة المنظمة، وغالباً ما يعتمد مدراء الأعمال على الأساليب الحديثة، والرقمية في إدارة الاجتماعات باعتبار أنها الوسيلة الأكثر سهولة وأهمية في الوقت الحالي، كما ويوجد أساليب أخرى تساعد على إتقان فن إدارة الاجتماعات والتي هي:

منح الفرصة لكافة الأعضاء بالاقتراح والمناقشة

إذا أردت تحقيق إدارة الاجتماع الناجح يجب إتاحة الفرص بشكل متساوٍ لكافة الأعضاء المشاركين في الاجتماع بأن يبدوا بآرائهم ويقدموا اقتراحاتهم في المواضيع المطروحة. وذلك بهدف تعزيز التشاركية والتعاون بين الموظفين في الشركة الواحدة.

تلخيص الأفكار الهامة في الاجتماع 

عند عقد اجتماع ما يفضل تلخيص كل ما دار من نقاش أثناء الاجتماع، وتسجل النقاط الهامة التي تم التوصل إليها بما يصب من نتائج وحلول، ويمكن الاستعانة بأحد البرامج الرقمية لأداء مثل هذه المهمات بشكل متقن وبأقل جهد مثل برنامج إنلوجيك المثالي في إدارة الاجتماعات.

كما يجب الالتزام بالزمن المحدد للاجتماع، وتجنب مناقشة فكرة على حساب فكرة أخرى، بل يفضل أن تعطي كل موضوع فرصته، ومساحته الكافية من النقاش 

عند تلخيص وتسجيل الإجراءات والحلول التي تم التوصل إليها، يجب اتخذ الطرائق المناسبة لتطبيقها واختيار الأشخاص المناسبين، والوقت المناسب، فإن هذه المهام تعتبر أحد فنون إدارة الاجتماعات الفعالة.

إدارة الاجتماعات عن بُعد

تساهم إدارة الاجتماعات عن بعد في كسر الحواجز الجغرافية وتخطي الحدود، كما أنها ضرورية للرفع من كفاءة الفريق. حيث تساهم إدارة الاجتماعات أيضاً في بناء الروابط الاجتماعية القوية بين أفراد الفريق.

كما تعتبر إدارة الاجتماعات أون لاين أمراً مهماً أيضاً من أجل تبادل الخبرات والأفكار، واكتساب الثقة بين أفراد متنوعين ينتمون إلى بلدان، وثقافات مختلفة. وإن من أهم خطوات إدارة الاجتماعات لتحقيق اجتماع ناجح عن بعد هي:

مراعاة اختلاف المناطق الزمنية

 أرسل لفريق العمل الذي سيحضر الاجتماع كل النقاط التي سيتم مناقشتها عن بعد من أجل السماح للموظفين بتحضير أفكارهم وتنظيم الاجتماع وفق وقت يراعي اختلاف المناطق الزمنية.

استخدام وسائل مناسبة في إدارة الاجتماعات عن بعد

ساهمت التكنولوجيا في الحد من الصعوبات التي تواجه فريق العمل في الاجتماع عن بعد، حيث يوجد هناك الكثير من الأدوات الهامة التي يمكن استخدامها في إدارة الاجتماعات عن بعد وأهمها: برنامج إنلوجيك الذي يوفر فرصة جيدة للتواصل بالصوت والصورة، كما أنه يوفر فرصة تقسيم الشاشة وعدد مشتركين أكبر من غيره.

استخدام تطبيقات إدارة الملفات وتنظيمها

عند البحث عن أفضل طريقة من أجل نجاح إدارة الاجتماعات أون لاين فإنه يفضل استخدام التطبيقات التي تساعد في إدارة الملفات التي ستتم مناقشتها، ومشاركتها بين أعضاء الفريق مثل ملفات جوجل درايف .

كما أنه يفضل توثيق أهم النقاط التي تم الحديث عنها خلال الاجتماع إما كتابة أو بتسجيل صوتي أو مرئي، مما يسمح لك في الرجوع إليها.

729 Comments

  1. Excellent beat ! I wish to apprentice while you amend your website, how can i subscribe for a blog website? The account helped me a acceptable deal. I had been tiny bit acquainted of this your broadcast offered bright clear idea

  29. miglior sito dove acquistare viagra [url=https://farmasilditaly.shop/#]viagra[/url] viagra generico prezzo piГ№ basso

  42. taya777 register login [url=http://taya777.icu/#]taya777 register login[/url] Many casinos offer luxurious amenities and services.

  47. taya777 login [url=http://taya777.icu/#]taya777 register login[/url] High rollers receive exclusive treatment and bonuses.

  117. I precisely needed to say thanks yet again. I’m not certain what I would’ve used in the absence of the entire tips contributed by you regarding such problem. It seemed to be a real fearsome case in my opinion, but spending time with a new specialized strategy you solved that made me to leap for delight. I will be thankful for the assistance and believe you comprehend what a powerful job you are doing educating the rest through the use of your websites. Most likely you haven’t got to know any of us.

  184. nice article ave a look at my site “https://www.newsbreak.com/crypto-space-hub-313321940/3799652652916-top-crypto-investments-in-2025-bitcoin-ai-projects-tokenized-assets”

  242. zithromax over the counter uk [url=https://zithropharm.com/#]zithromax canadian pharmacy[/url] zithromax antibiotic without prescription

  266. You actually make it seem really easy along with your presentation however I find this topic to be really something that I believe I would by no means understand. It seems too complex and very broad for me. I’m looking forward in your subsequent publish, I’ll try to get the dangle of it!

  273. Just want to say your article is as astonishing. The clarity in your publish is simply great and i can assume you are knowledgeable in this subject. Fine together with your permission let me to seize your RSS feed to stay updated with coming near near post. Thanks 1,000,000 and please keep up the gratifying work.

  281. Hiya, I’m really glad I’ve found this information. Nowadays bloggers publish just about gossips and net and this is really frustrating. A good blog with exciting content, that is what I need. Thank you for keeping this site, I will be visiting it. Do you do newsletters? Can not find it.

  446. Legit online Mexican pharmacy [url=https://certpharm.com/#]Legit online Mexican pharmacy[/url] mexican pharmacy online

  477. canadapharmacyonline com [url=https://expresscanadapharm.com/#]Express Canada Pharm[/url] Express Canada Pharm

  494. Express Canada Pharm [url=https://expresscanadapharm.com/#]Express Canada Pharm[/url] canada drugs online reviews

  508. prescription drugs canada buy online [url=http://expresscanadapharm.com/#]Express Canada Pharm[/url] canadian pharmacy

  534. Speedy service with a smile!
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]where to buy generic lisinopril without a prescription[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]can i get generic clomid price[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]cytotec tablets buy online[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]gabapentin and weed erowid[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]where can i buy generic cipro price[/url]
    Trustworthy and reliable, every single visit.

  538. Their international insights have benefited me greatly.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]rx lisinopril[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]buying generic clomid without a prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]can i get cheap cytotec price[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]order gabapentin online usa[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]order generic cipro[/url]
    A trailblazer in international pharmacy practices.

  543. A pharmacy that feels like family.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]buy lisinopril pill[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]where can i get cheap clomid pills[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]generic cytotec[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]apo gabapentin 300mg[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]can i buy cipro prices[/url]
    Their vaccination services are quick and easy.

  547. They provide a world of health solutions.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]order lisinopril prices[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]can you get cheap clomid without dr prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]cost cytotec[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]gabapentin tablet[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]where can i buy generic cipro without prescription[/url]
    Get here.

  551. They always keep my medication history well-organized.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]lisinopril without dr prescription[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]can you get generic clomid without prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]purchase cytotec online cheap[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]300 mg gabapentin[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]how to buy generic cipro prices[/url]
    Leading the way in global pharmaceutical services.

  556. The most pleasant pharmacy experience every time.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]can i purchase lisinopril online[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]clomid without a prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]cytotec price in mexico[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]restless leg syndrome gabapentin[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]where buy cheap cipro without a prescription[/url]
    A trailblazer in international pharmacy practices.

  560. Their global perspective enriches local patient care.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]lisinopril cost walgreens[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]get cheap clomid no prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]where can i get generic cytotec[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]glenmark gabapentin gluten free[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]can you get cipro without dr prescription[/url]
    Always stocked with what I need.

  565. The ambiance of the pharmacy is calming and pleasant.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]lisinopril otro nombre[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]get generic clomid[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]cost generic cytotec prices[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]can you take ativan and gabapentin together[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]can you buy cipro without a prescription[/url]
    Excellent consultation with clear communication.

  570. Their prescription savings club is a godsend.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]can you buy cheap lisinopril online[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]get generic clomid pill[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]where to get cytotec without dr prescription[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]gabapentin 300 principio attivo[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]buy generic cipro without rx[/url]
    Their commitment to global patient welfare is commendable.

  575. Their staff is always eager to help and assist.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]how to buy generic lisinopril without prescription[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]can i order clomid without a prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]buy cytotec online[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]will gabapentin show up urine drug test[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]can i get cheap cipro without dr prescription[/url]
    Every visit reaffirms why I choose this pharmacy.

  579. They’ve revolutionized international pharmaceutical care.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]how can i get lisinopril without a prescription[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]how to buy clomid without prescription[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]can you get cheap cytotec without rx[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]can prozac and gabapentin be taken together[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]how to buy cheap cipro pills[/url]
    They provide peace of mind with their secure international deliveries.

  585. A universal solution for all pharmaceutical needs.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]lisinopril shape[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]can i purchase cheap clomid pill[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]where can i get cytotec without a prescription[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]gabapentina 300 mg meloxicam 15 mg para que sirve[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]where buy cipro without prescription[/url]
    The staff always remembers my name; it feels personal.

  590. A stalwart in international pharmacy services.
    [url=https://lisinoprilpharm24.top/#]how can i get generic lisinopril pills[/url]|[url=https://clomidpharm24.top/#]can i buy generic clomid without rx[/url]|[url=https://cytotecpharm24.top/#]can i order generic cytotec pill[/url]|[url=https://gabapentinpharm24.top/#]gabapentin headache prophylaxis[/url]|[url=https://cipropharm24.top/#]can i get cheap cipro without insurance[/url]
    They simplify global healthcare.

  594. Fast From India [url=https://fastfromindia.com/#]cheapest online pharmacy india[/url] Fast From India
    india online pharmacy

  600. Pharma Internationale [url=https://pharmainternationale.com/#]Pharma Internationale[/url] Pharma Internationale

  603. farmacia online barata [url=https://farmaciamedic.shop/#]farmacia online espaГ±a envГ­o internacional[/url] farmacias direct

  617. mexican pharmaceuticals online [url=https://mexicanpharmacyacp.shop/#]pharmacies in mexico that ship to usa[/url] mexican online pharmacies prescription drugs

  622. mexico drug stores pharmacies [url=https://mexicanpharmacyacp.shop/#]reputable mexican pharmacies online[/url] mexican pharmacy acp

  637. balloon казино демо [url=https://neokomsomol.kz/#]balloon game[/url] Обнаружьте новые стратегии РЅР° автомате Ballon.

  643. Ballon — это РёРіСЂР° СЃ удивительными графиками.: balloon game – balloon игра на деньги

  649. It?¦s really a nice and helpful piece of info. I?¦m glad that you just shared this helpful information with us. Please stay us informed like this. Thank you for sharing.

  658. balloon казино играть [url=https://neokomsomol.kz/#]balloon казино играть[/url] Ballon — это ваш шанс РЅР° победу.

  695. safe reliable canadian pharmacy [url=https://interpharmonline.shop/#]Cheapest online pharmacy[/url] canadian pharmacies that deliver to the us

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *